Orora Employee Privacy Policy for California Residents and Employees Covered by Other Applicable Privacy Laws

Effective Date: January 1, 2023

Last updated Jan. 1, 2023

Orora (collectively “Orora,” “we,” “our,” or “us”), respects the privacy of our employee’s personal information. Orora includes: Orora Packaging Solutions, Landsberg Orora, Orora Visual LLC, and any of their respective affiliates, subsidiaries, and associated entities. Pursuant to the laws in certain regions in which we operate, we are required to provide employees with a privacy policy that contains a comprehensive description of our online and offline practices regarding our collection, use, sale, sharing, and retention of employee personal information as well as a description of the rights employees have regarding their personal information. This Orora Employee Privacy Policy for California Residents and Employees Covered by Other Applicable Privacy Laws (“Privacy Policy”) provides the information the law requires as well as other useful information regarding our collection and use of personal information.

Please review this Privacy Policy carefully. From time to time, we may change this Privacy Policy. If required by applicable laws, we will obtain your consent to and/or provide notice of any material changes. This Privacy Policy and any amendments will be posted on our websites here or at: https://ororapackagingsolutions.com/employee-privacy-policy/. You also may receive a copy of this Privacy Policy and any amended versions by contacting Human Resources at peopleoperations.na@ororagroup.com.

This Privacy Policy covers the following topics:

    1. Scope of Privacy Policy
    2. Collection of Personal Information
    3. Disclosure of Personal Information
    4. Retention of Personal Information
    5. Your Rights
    6. How to Exercise Your Rights
    7. Our Process for Verifying Requests
    8. International Data Transfers
    9. Security
    10. Other Relevant Policies, Including Monitoring
    11. Accessibility
    12. How to Contact Us

1. Scope of Privacy Policy

When This Policy Applies

This Privacy Policy is intended solely for, and is applicable only to, current and former employees who reside in certain regions where we operate. Where relevant, it also applies to job applicants, interns, agency workers, contractors, consultants, directors, and other individuals in those same applicable regions, whose information we collect in connection with providing employment. For ease of reference, this Privacy Policy generally refers to employee personal information, but this does not indicate in any way that an individual is our employee.

When This Policy Does Not Apply

This Privacy Policy does not apply to our collection and use of your personal information in a consumer or business-to-business capacity. For more information on our collection and use of your personal information in that capacity, including how we process opt-out preference signals, please see our online privacy policies available at:

https://ororapackagingsolutions.com/california-privacy-policy/; and https://ororapackagingsolutions.com/privacy-policy/

2. Collection of Personal Information

Personal Information We Collect

We currently collect and, in the 12 months prior to the Effective Date of this Privacy Policy, have collected the following categories of personal information from employees:

Special Category or Sensitive Personal Information

Subject to and in accordance with applicable regional law and our Privacy Policy, we collect and process special category or sensitive personal data such as race, ethnicity, religion, disability, and, in appropriate circumstances due to the nature of the position, drug testing, criminal background information.

Sources of Personal Information

We collect personal information directly from employees and from applicants; references; educational institutions; background checks; recruiters; staffing companies; former employers; online providers (such as through LinkedIn and similar providers); government entities; other employees; business partners; payroll providers; benefits providers; medical providers; company bankers; claims handlers; authentication and single sign-on providers; advertising networks; internet service providers; data analytics providers; operating systems, platforms or software; social networks. We do not collect all categories of personal information from each source.

Purposes for Collection

We currently collect and have collected the above categories of personal information based on our legitimate interests of providing employment, which do not override your rights as an individual. These legitimate interests, or purposes for collection, include:

We also use your personal information for the purposes described in our Team Member Policy Manual, Acceptable Use Policy, and Bring Your Own Device Policy.

Legal Bases for Collecting Your Personal Information

We process your personal information in compliance with applicable law. In addition, and to the extent required by law, we will process your personal information with your consent, for our legitimate interest of considering your employment application, to perform an employment contract with you, to enable us to comply with legal obligations, and as may be necessary to exercise or defend against any legal claims.

If you have any questions about or need further information concerning the legal basis on which we collect and use your personal information for any specific activity, please contact us using the “How to Contact Us” section below.

3. Disclosure of Personal Information

The following table identifies the categories of personal information that we disclosed for a business purpose in the 12 months preceding the Effective Date of this Privacy Policy and, for each category, categories of recipients to whom we disclosed personal information.

Categories of Personal Information Categories of Recipients
Personal identifiers (as disclosed in Section 2 above) Human resource information systems; operating systems and platforms; customer relationship management systems; background check service providers; government or law enforcement entities; applicant and recruiter software; payroll/tax providers; expense management service providers; enterprise travel providers; data analytics providers; company bankers; authentication and single sign-on providers; security providers; mobile device management providers; accountants; lawyers; benefits providers; social networks; company insurers; consultants and other professional advisors; training platforms.
Medical and insurance information (as disclosed in Section 2 above) Benefits providers; company insurers; wellness providers.
Education, employment history, professional certificates and licenses, and related information (as disclosed in Section 2 above) Applicant and recruiter software; background check service providers; benefits providers; lawyers.
Characteristics of protected classifications necessary to satisfy our obligations as an employer and your rights as an employee under applicable law (as disclosed in Section 2 above) Applicant and recruiter software; human resource information systems; benefits providers; company insurers; background check service providers; wellness providers; lawyers.

 

We disclose personal information to the above categories of recipients for the following business or commercial purposes:

We have not sold or shared personal information in the twelve (12) months preceding the Effective Date of this Privacy Policy. We do not knowingly collect, sell, or share the personal information of individuals under 16 years of age. We do not use sensitive personal information for purposes other than those allowed by applicable regional laws and regulations.

4. Retention of Personal Information

We retain your personal information for as long as necessary to fulfill the purposes for which we collect it, such as to provide you with services you have requested, and for the purpose of satisfying any legal, accounting, contractual, or reporting requirements that apply to us. Please contact Human Resources at peopleoperations.na@ororagroup.com for more information on our employee data retention schedule.

5. Your Rights

If you are a California employee, you have the following rights with respect to your personal information:

Employees that reside outside of the United States may have the following rights with respect to their personal information, subject to applicable law:

6. How to Exercise Your Rights

You may exercise your rights through our webform available here or at https://submit-irm.trustarc.com/services/validation/3a5917c1-08ab-41bc-9e91-1405e0f3294a, by emailing us at privacy@ororagroup.com, or by contacting our Privacy Officer’s regional office as described in the “How to Contact Us” section below, based upon the region in which you work.

If an employee exercises their rights pursuant to Section 5 through an authorized agent, the authorized agent must submit the request through one of the designated methods discussed above. After submitting the request, we will require additional information to verify your authority to act on behalf of the employee.

In addition to the rights discussed above, applicable regional laws provide current and former employees with the right to request certain information relating to their employment, such as the right to access their personnel file and payroll records. Because these requests are governed by laws that contain different requirements, we handle such requests separately from the requests described in this section. If you would like to make such a request, please contact Human Resources at peopleoperations.na@ororagroup.com.

If you would like to update your personal information, such as to notify us of a change of name or address, or if you have questions about your employment, please contact Human Resources at peopleoperations.na@ororagroup.com

7. Our Process for Verifying Requests

To the extent required by law, we will comply with your request upon verification of your identity and, to the extent applicable, the identity of the individual on whose behalf you are making such request.

8. International Data Transfers

We are a global company with offices in multiple countries. As a result, it is possible that your personal information will be transferred from the country in which you reside to another country. If we transfer your personal information for our own purposes, we will do so in accordance with applicable law. For any transfers of personal data from the European Economic Area (EEA), Switzerland or the United Kingdom that we make to third countries, we use appropriate safeguards to ensure for the lawful processing and transfer of the data, including, when appropriate, the use of standard contractual clauses approved by the European Commission. To obtain a copy of the safeguards, contact us at privacy@ororagroup.com.

9. Security

We take the security of your personal data very seriously. Accessing your personal data is only permitted among our team members on a need-to-know basis and subject to strict contractual confidentiality obligations when processed by third parties.

10. Other Relevant Policies, Including Monitoring

When we hire you, we provide you with other policies and procedures that govern your use of our offices, networks, computers, and other devices. We have the right to monitor your use of our offices and electronic resources in accordance with those policies and procedures.

For more information, please read our Team Member Policy Manual, Acceptable Use Policy, and Workplace Monitoring Policy. You can find copies of these policies on our intranet at http://ororahome/apdnet/hr/policies or by contacting Human Resources at peopleoperations.na@ororagroup.com.

11. Accessibility

We are committed to ensuring this Privacy Policy is accessible to individuals with disabilities. If you wish to access this Privacy Policy in an alternative format, please contact us as described below.

12. How to Contact Us

As stated above, please direct the following questions or requests to Human Resources at peopleoperations.na@ororagroup.com: (1) questions regarding our retention of personnel files, (2) requests under applicable regional laws to access personnel files and payroll records, (3) requests to update your personal information (such as to notify us of a change of name or address), and (4) requests to obtain copies of this Privacy Policy and other employee policies.

To contact us for questions or concerns about our privacy policies or practices, or to exercise your rights described in section 5 above, please email privacy@ororagroup.com or contact our Privacy Officer’s regional office as described below, based upon the region in which you work.

 

United States: Please call us at 1-888-526-3723 or submit written inquiries to:

Privacy Officer

Orora Packaging Solutions

6600 Valley View Street

Buena Park, CA 90620, USA

 

European Economic Area: Please submit written inquiries to our nominated Representative for data protection matters within the European Union at:

Privacy Officer

Orora Landsberg

15 Hill Street Edinburgh

EH2 3JP UK

 

Política de Privacidad de los Empleados de Orora para Residentes de California y Empleados Cubiertos por Otras Leyes de Privacidad Aplicables

Fecha de Entrada en Vigor: 1 de enero de 2023

Última actualización 1 de enero de 2023

Orora (colectivamente, “Orora”, “nosotros”, “nuestro” o “nosotros”), respeta la privacidad de la información personal de nuestros empleados. Orora comprende: Orora Packaging Solutions, Landsberg Orora, Orora Visual LLC y cualquiera de sus respectivas afiliadas, subsidiarias y empresas asociadas. De conformidad con las Leyes en ciertas regiones en las que operamos, estamos obligados a proporcionar a los empleados una Política de Privacidad que contenga una descripción completa de nuestras prácticas en línea y fuera de línea con respecto a nuestra recopilación, uso, venta, intercambio y retención de información personal de los empleados así como una descripción de los derechos que tienen los empleados con respecto a su información personal.

Por favor revise esta Política de Privacidad cuidadosamente. De vez en cuando podemos cambiar esta Política de Privacidad. Si así lo exigen las Leyes aplicables, obtendremos su consentimiento y/o le notificaremos sobre cualquier cambio importante. Esta Política de Privacidad y cualquier modificación se publicarán en nuestros sitios web aquí o en: https://ororapackagingsolutions.com/employee-privacy-policy/. También puede recibir una copia de esta Política de Privacidad y cualquier versión modificada comunicándose con Recursos Humanos en: peopleoperations.na@ororagroup.com.

Esta Política de Privacidad cubre los siguientes temas:

  1. Alcance de la Política de Privacidad
  2. Recopilación de Información Personal
  3. Divulgación de Información Personal
  4. Retención de Información Personal
  5. Sus Derechos
  6. Cómo Ejercer Sus Derechos
  7. Nuestro Proceso de Verificación de Solicitudes
  8. Transferencias Internacionales de Datos
  9. Seguridad
  10. Otras Políticas Relevantes, Incluida la Supervisión
  11. Accesibilidad
  12. Cómo Contactarnos

 

  1. Alcance de la Política de Privacidad

Cuándo Se Aplica Esta Política

Esta Política de Privacidad está destinada únicamente a los empleados actuales y anteriores que residen en ciertas regiones donde operamos, y solo se aplica a ellos. Cuando corresponda, también se aplica a los solicitantes de empleo, pasantes, trabajadores de agencias, contratistas, consultores, directores y otras personas en las mismas regiones correspondientes, cuya información recopilamos en relación con la provisión de empleo. Para mejor la referencia, esta Política de Privacidad generalmente se refiere a la información personal de los empleados, pero esto no indica de ninguna manera que una persona sea nuestro empleado.

Cuándo Esta Política No Se Aplica

Esta Política de Privacidad no se aplica a nuestra recopilación y uso de su información personal en calidad de consumidor o de empresa a empresa. Para más información sobre nuestra recopilación y uso de su información personal en esa capacidad, incluida la forma en que procesamos las señales de preferencia de exclusión, consulte nuestras políticas de privacidad en línea disponibles en:

https://ororapackagingsolutions.com/california-privacy-policy/;

y https://ororapackagingsolutions.com/politica-de-privacidad/.

 

  1. Recopilación de Información Personal

Información Personal Que Recopilamos

Actualmente recopilamos y, en los 12 meses anteriores a la Fecha de Entrada en Vigor de esta Política de Privacidad, hemos recopilado las siguientes categorías de información personal de los empleados:

Categoría Especial o Información Personal Confidencial

Sujeto y de conformidad con la Ley regional aplicable y nuestra Política de Privacidad, recopilamos y procesamos datos personales confidenciales o de categoría especial, como raza, etnia, religión, discapacidad y, en circunstancias apropiadas debido a la naturaleza del puesto, pruebas de drogas, información de antecedentes penales.

Fuentes de Información Personal

Recopilamos información personal directamente de los empleados y de los solicitantes; referencias; Instituciones educacionales; verificaciones de antecedentes; reclutadores; empresas de dotación de personal; ex empleados; proveedores en línea (como a través de LinkedIn y proveedores similares); entidades gubernamentales; otros empleados; Compañeros de negocio; proveedores de nómina; proveedores de beneficios; proveedores médicos; banqueros de empresas; tramitadores de reclamaciones; proveedores de autenticación e inicio de sesión único; redes publicitarias; proveedores de servicio de Internet; proveedores de análisis de datos; sistemas operativos, plataformas o software; redes sociales. No recopilamos todas las categorías de información personal de cada fuente.

Propósitos de la Recolección

Actualmente recopilamos y hemos recopilado las categorías anteriores de información personal en función de nuestros intereses legítimos de proporcionar empleo, que no anulan sus derechos como individuo. Estos intereses legítimos, o fines de recopilación, incluyen:

También utilizamos su información personal para los fines descritos en nuestro Manual de Políticas para Miembros del Equipo, Política de Uso Aceptable y Política de Traer su Propio Dispositivo.

Bases Legales Para Recopilar Su Información Personal

Procesamos su información personal de conformidad con la Ley aplicable. Además, y en la medida en que lo exija la Ley, procesaremos su información personal con su consentimiento, para nuestro interés legítimo de considerar su solicitud de empleo, para realizar un contrato de trabajo con usted, para permitirnos cumplir con las obligaciones legales, y; como pueda ser necesario; para ejercer o defenderse de cualquier reclamo legal.

Si tiene alguna pregunta o necesita más información sobre la base legal sobre la cual recopilamos y usamos su información personal para cualquier actividad específica, comuníquese con nosotros utilizando la sección “Cómo Contactarnos” más adelante.


  1. Divulgación de Información Personal

La siguiente tabla identifica las categorías de información personal que divulgamos con fines comerciales en los 12 meses anteriores a la Fecha de Entrada en Vigor de esta Política de Privacidad y, para cada categoría, categorías de destinatarios a quienes divulgamos información personal.

Categorías de Información Personal Categorías de Destinatarios
Identificadores personales (como se describe en la Sección 2 anterior) Sistemas de información de recursos humanos; sistemas operativos y plataformas; sistemas de gestión de relaciones con los clientes; proveedores de servicios de verificación de antecedentes; entidades gubernamentales o encargadas de hacer cumplir la Ley; software para candidatos y reclutadores; proveedores de nómina/impuestos; proveedores de servicios de gestión de gastos; proveedores de viajes empresariales; proveedores de análisis de datos; banqueros de empresas; proveedores de autenticación e inicio de sesión único; proveedores de seguridad; proveedores de gestión de dispositivos móviles; contadores; abogados; proveedores de beneficios; redes sociales; aseguradoras de empresas; consultores y otros asesores profesionales; plataformas de formación.
Información médica y de seguros (como se describe en la Sección 2 anterior) Proveedores de beneficios; aseguradoras de empresas; proveedores de bienestar.
Educación, historial de empleo, certificados y licencias profesionales e información relacionada (como se describe en la Sección 2 anterior) Software para candidatos y reclutadores; proveedores de servicios de verificación de antecedentes; proveedores de beneficios; abogados.
Características de las clasificaciones protegidas necesarias para cumplir con nuestras obligaciones como empleador y sus derechos como empleado según la Ley aplicable (como se describe en la Sección 2 anterior) Software para candidatos y reclutadores; sistemas de información de recursos humanos; proveedores de beneficios; aseguradoras de empresas; proveedores de servicios de verificación de antecedentes; proveedores de bienestar; abogados

Divulgamos información personal a las categorías anteriores de destinatarios para los siguientes negocios o fines comerciales:

No hemos vendido ni compartido información personal en los doce (12) meses anteriores a la Fecha de Entrada en Vigor de esta Política de Privacidad. No recopilamos, vendemos ni compartimos a sabiendas la información personal de personas menores de 16 años. No utilizamos información personal confidencial para fines distintos a los permitidos por las Leyes y reglamentos regionales aplicables.

4.     Retención de Información Personal

Retenemos su información personal durante el tiempo que sea necesario para cumplir con los fines para los que la recopilamos, como para brindarle los servicios que ha solicitado, y con el fin de satisfacer los requisitos legales, contables, contractuales o de informes que se aplican a nosotros. Comuníquese con Recursos Humanos en peopleoperations.na@ororagroup.compara obtener más información sobre nuestro cronograma de retención de datos de empleados.

5.     Sus derechos

Si es un empleado de California, tiene los siguientes derechos con respecto a su información personal:

Los empleados que residen fuera de los Estados Unidos pueden tener los siguientes derechos con respecto a su información personal, sujeto a la Ley aplicable:

  1. Cómo Ejercer Sus Derechos

Puede ejercer sus derechos a través de nuestro formulario web disponible aquí o en https://submit-irm.trustarc.com/services/validation/3a5917c1-08ab-41bc-9e91-1405e0f3294a, enviándonos un correo electrónico a privacy@ororagroup.com,o comunicándose con la oficina regional de nuestro Oficial de Privacidad como se describe en la sección “Cómo Contactarnos” más adelante, según la región en la que trabaje.

Si un empleado ejerce sus derechos de conformidad con la Sección 5 a través de un agente autorizado, el agente autorizado debe presentar la solicitud a través de uno de los métodos designados mencionados anteriormente. Después de enviar la solicitud, solicitaremos información adicional para verificar su autoridad para actuar en nombre del empleado.

Además de los derechos discutidos anteriormente, las Leyes regionales aplicables brindan a los empleados actuales y anteriores el derecho a solicitar cierta información relacionada con su empleo, como el derecho a acceder a su archivo personal y registros de nómina. Debido a que estas solicitudes se rigen por Leyes que contienen diferentes requisitos, manejamos dichas solicitudes por separado de las solicitudes descritas en esta sección. Si desea realizar dicha solicitud, comuníquese con Recursos Humanos en peopleoperations.na@ororagroup.com.

Si desea actualizar su información personal, como para notificarnos un cambio de nombre o dirección, o si tiene preguntas sobre su empleo, por favor comuníquese con Recursos Humanos en peopleoperations.na@ororagroup.com.


  1. Nuestro Proceso de Verificación de Solicitudes

    En la medida en que lo exija la Ley, cumpliremos con su solicitud tras la verificación de su identidad y, en la medida aplicable, la identidad de la persona en cuyo nombre realiza dicha solicitud.

  2. Transferencias Internacionales de Datos

Somos una empresa global con oficinas en varios países. Como resultado, es posible que su información personal sea transferida desde el país en el que reside a otro país. Si transferimos su información personal para nuestros propios fines, lo haremos de conformidad con la Ley aplicable. Para cualquier transferencia de datos personales desde el Área Económica Europea (EEA), Suiza o el Reino Unido que hagamos a terceros países, utilizamos las medidas de seguridad adecuadas para garantizar el procesamiento y la transferencia lícitos de los datos, incluido, cuando corresponda, el uso de cláusulas contractuales estándar aprobadas por la Comisión Europea. Para obtener una copia de las salvaguardas, contáctenos en privacy@ororagroup.com.

9.     Seguridad

Nos tomamos muy en serio la seguridad de sus datos personales. El acceso a sus datos personales solo está permitido entre los miembros de nuestro equipo cuando sea necesario y sujeto a estrictas obligaciones contractuales de confidencialidad cuando sean procesados ​​por terceros.

10.  Otras políticas relevantes, incluida la supervisión

Cuando lo contratamos, le brindamos otras políticas y procedimientos que rigen el uso de nuestras oficinas, redes, computadoras y otros dispositivos. Tenemos el derecho de monitorear su uso de nuestras oficinas y recursos electrónicos de acuerdo con esas políticas y procedimientos.

Para obtener más información, lea nuestro Manual de Políticas para Miembros del Equipo, Política de Uso Aceptable y Política de Monitoreo en el Lugar de Trabajo. Puede encontrar copias de estas políticas en nuestra intranet en http://ororahome/apdnet/hr/policies o comunicándose con Recursos Humanos en peopleoperations.na@ororagroup.com.

11.  Accesibilidad

Nos comprometemos a garantizar que esta Política de Privacidad sea accesible para personas con discapacidades. Si desea acceder a esta Política de Privacidad en un formato alternativo, comuníquese con nosotros como se describe a continuación.

12.  Cómo Contactarnos

Como se indicó anteriormente, dirija las siguientes preguntas o solicitudes a Recursos Humanos en peopleoperations.na@ororagroup.com: (1) preguntas sobre nuestra retención de archivos de personal, (2) solicitudes conforme a las Leyes regionales aplicables para acceder a archivos de personal y registros de nómina, (3) solicitudes para actualizar su información personal (como para notificarnos de un cambio de nombre o dirección), y (4) solicitudes para obtener copias de esta Política de Privacidad y otras políticas de empleados.

Para comunicarse con nosotros por preguntas o inquietudes sobre nuestras políticas o prácticas de privacidad, o para ejercer sus derechos descritos en la sección 5 anterior, envíe un correo electrónico a privacy@ororagroup.com o comuníquese con la oficina regional de nuestro Oficial de Privacidad como se describe a continuación, según la región en la que trabaje.

Estados Unidos: Llámenos al 1-888-526-3723 o envíe sus consultas por escrito a:

Oficial de Privacidad

Orora Packaging Solutions

Calle Vista del Valle 6600

Buena Park, CA 90620, EE. UU. AA.

Área Económica Europea: Envíe consultas por escrito a nuestro Representante designado para asuntos de protección de datos dentro de la Unión Europea en:

Oficial de Privacidad

Orora Landsberg

Calle Hill 15, Edimburgo

EH2 3JP Reino Unido